こんにちは、株式会社Jingasの濱名です。
今日は、採用の話のなかで一番後回しにされている「不採用の連絡」のお話をしたいです。
こういうこと、ありませんか。
「採用した人のフォローで手一杯で、落とした人への連絡が3日、4日と伸びている」
「送ってはいるけれど、文面は毎回同じ。『慎重に検討した結果、今回はご期待に沿えない結果となりました』の1通」
「正直、落とした人への連絡に時間をかける意味が分からない」
最後の一つ、ものすごく分かります。私もエージェント時代、企業側から同じ主旨のことを言われたことがあります。採用は採る人のための活動なんだから、採らない人にかける時間はコストだ、と。
そのうえで、正直に書きます。不採用の連絡は、採用活動のなかで一番費用対効果が高い作業のひとつです。 1通あたり3分あれば書けるのに、ここの積み重ねが、エージェントからの紹介順位と、その人が周囲に話す御社の評判を変えていきます。
結論：不採用連絡は「終わった人への事務」ではなく「まだ会っていない人への広告」
先に答えを書きます。
不採用連絡でやることは、次の3つだけです。
- 速く返す（合格者より先に、落とす人へ返す）
- 理由の代わりに「事実」を1行だけ添える（人物評価は返さない）
- 次に会う可能性を1行残す（そして、そのための同意をその場で取る）
この3つを外さなければ、文面のうまさは要りません。逆にここを外すと、どれだけ丁寧な敬語を並べても、受け取った側には「雑に扱われた」としか残りません。
なぜ「まだ会っていない人への広告」なのか。理由は、不動産と建設という業界の狭さにあります。
なぜ不動産営業ほど、落とし方が効いてくるのか
理由は3つあります。
1つ目。落とした人が、そのまま同業に入ります。
売買仲介の候補者が次に受けるのは、たいてい同じ商圏の売買仲介です。数ヶ月後、共同仲介の相手方の担当者として名刺交換する。地場の会社ほど、珍しくない話ですよね。
2つ目。落とした人が、そのまま見込み客です。
不動産営業に応募してくる人は、住まいや資産に関心が高い層です。その人が数年後に家を買うとき、あるいは実家の売却を相談するとき、選考で嫌な思いをした会社の看板をわざわざ選ぶかというと、選ばないです。不動産ならではの跳ね返り方だと思っています。
3つ目。落とした人が、エージェントに全部話します。
これが一番効きます。私はエージェント時代、選考が終わった候補者から必ず感想を聞いていました。面接での態度についての声は面接は「口説く」場ですにそのまま載せていますが、結果連絡についての声も、同じくらい返ってきていました。
「1週間音沙汰がなくて、こちらから聞いてやっと『お見送りです』と言われました」「面接ではあんなに前のめりだったのに、落ちた途端に一行だけでした」。
会議室の中にいる社長には、絶対に届かない声です。そして、この声はエージェントの中に蓄積していきます。紹介する会社を選ぶとき、私たちは無意識にこの声を思い出します。
これを聞いた担当者が、次にその会社へ優先的に人を出すかというと、出さないんですよね。エージェントが会社を後回しにするときの構造は、この会社には紹介したくない、と思った瞬間に5つ挙げてあります。
まず速さ。合格者より先に、落とす人へ返す
順番の話をします。
実務では、こうなりがちです。合格者の日程調整を先にやる。全員の日程が固まってから、落とす人にまとめて連絡する。結果、不採用の連絡だけが5日後になる。
これを逆にしてください。落とす人から先に返します。
理由は単純で、合格者はこちらから連絡が行くことを知っていますが、落ちる人は何も知らされないまま待たされているからです。しかも、待たされている側は、その空白を「保留にされている」と読みます。「保留された会社」として記憶されると、その人が話す御社の話は、ずっとその温度になります。
私が現場で使っていた基準は、書類選考の結果が当日から翌営業日、面接結果が翌日から3営業日です。この基準と、守れている会社が実際どのくらいあるのかは、不動産営業の選考、遅いだけで辞退されますに詳しく書きました。
| 場面 | 返す期限 | 合格者との順番 |
|---|---|---|
| 書類選考のお見送り | 当日〜翌営業日 | 落とす人を先に |
| 一次面接後のお見送り | 翌日〜3営業日 | 落とす人を先に |
| 最終面接後のお見送り | 翌日〜2営業日 | 落とす人を先に |
| 応募後、面接まで日が空くとき | 応募当日に「いつ返すか」だけ先に伝える | ー |
一番下の行が抜けやすいところです。選考に時間がかかること自体は、責められません。責められるのは、いつ返ってくるか分からない状態に置くことです。「社内で確認しますので、◯日までにご連絡します」と先に言っておけば、その日まで相手は安心して待てます。
なお、電話がつながらないときにメッセージを残さないと、その連絡はなかったのと同じになります。この話は応募が来たあとの24時間が勝負ですにまとめています。
やってはいけない3つ
NG1：連絡しない
いわゆる、連絡が来ないまま終わるパターンです。
「不採用の方には連絡いたしません」と募集要項に書いてあるからいい、と考えている会社があります。書いてあっても、受け取る側の感情は変わりません。それは応募者にとって、返事をしないことの説明であって、返事ではないからです。
しかも実害があります。連絡していないので、その人は御社を「まだ選考中」の枠に入れたまま、他社の内定に対して判断を保留し続けます。結果として、御社が拾えたかもしれない人が、判断の遅れごと他社に流れます。落としたなら、落としたと伝えたほうが、両方にとって早いです。
NG2：「総合的に判断した結果」だけで終える
一番多い形です。そして、これが候補者の心証を一番下げます。
なぜかというと、この一文は何も言っていないのに、言った形になっているからです。受け取った側には「説明する気がない」という態度だけが伝わる。これは候補者体験の話でいうと、選考スピードの次に効いてくる項目です。
ただ、誤解のないように書きます。理由を細かく説明しろ、という話ではありません。 そこは次の章で線を引きます。ここで言いたいのは、「総合的に判断」の1文で終わらせず、事実を1行だけ足すということです。
- Before（NG）：慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回はご期待に沿えない結果となりました。
- After（OK）：今回の募集では、売買仲介の実務経験をお持ちの方を優先して選考いたしました。そのため、誠に残念ながら今回は見送らせていただきます。
後者は、評価をしていません。今回の募集で何を優先したか、という事実を書いているだけです。それでも、受け取る側の納得感はまったく違います。
NG3：理由として、人物評価を返す
NG2の反動で、逆に踏み込みすぎる会社もあります。これも危ないです。
「コミュニケーションに不安を感じました」「熱意が伝わってきませんでした」。良かれと思って書いていることが多いのですが、これは評価であって事実ではないので、受け取る側は反論のしようがありません。反論できない評価を突きつけられると、人は敬意を欠かれたと感じます。
そもそも、採用選考の基準は応募者の適性と能力に限られます（厚生労働省「公正な採用選考をめざして」）。だとすると、本人に返せるのは「今回の募集で優先した条件」の話までで、人物の評価を返す場面はどこにもないんですよね。
法的にも、採否の理由を本人に伝える義務はありません。個人情報保護法第33条第2項第2号は、開示することで「当該個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合」には、保有個人データの全部または一部を開示しないことができると定めています。選考の評価情報は、ここに当たると整理されるのが一般的です。
つまり、踏み込まないことは失礼ではなく、実務として正しいです。事実を1行、それで足ります。
そのまま使える文面2つ
自社の言葉に置き換えて使ってください。長くしないことが大事です。
書類選考のお見送り
【件名】選考結果のご連絡／株式会社◯◯ 売買仲介営業
◯◯様
このたびは、株式会社◯◯の売買仲介営業にご応募いただき、ありがとうございました。
書類を拝見し、社内で検討いたしました。今回の募集では、売買仲介または賃貸仲介での実務経験をお持ちの方を優先して選考しており、誠に残念ながら、今回は見送らせていただく結果となりました。
ご提出いただいた書類は、当社の採用選考の目的以外には使用せず、選考終了後に責任をもって破棄いたします。
◯◯様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
株式会社◯◯ 採用担当 ◯◯（電話：000-0000-0000）
面接後のお見送り
【件名】面接結果のご連絡／株式会社◯◯ 売買仲介営業
◯◯様
先日はお忙しいなか、面接のお時間をいただきありがとうございました。◯◯様が現職で反響を◯件担当されているお話、こちらも大変勉強になりました。
社内で検討いたしました結果、今回の募集では、入社後すぐに単独で契約まで担当いただける方を優先する判断となり、誠に残念ながら見送らせていただくこととなりました。◯◯様のご経験を否定するものでは決してございません。
なお、今後、未経験からの育成枠を含む別ポジションの募集を行うことがございます。その際にこちらからご連絡を差し上げてもよろしければ、本メールにご返信いただけますでしょうか。ご返信がない場合は、いただいた個人情報は本選考の終了をもって破棄いたします。
◯◯様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
株式会社◯◯ 採用担当 ◯◯（電話：000-0000-0000）
面接後の文面には、必ず面接で本人が話したことを1つ入れてください。ここが入っているだけで、テンプレートではないと伝わります。1行で足ります。
最後の段落については、次の章で説明します。ここが、この記事で一番言いたいところです。
「今回は縁がなかった人」を、次の母集団に残す
不動産営業の採用で、もったいないと感じる場面があります。
経験者枠の募集で、経験が足りずに落とした人。もう少し早く動いてくれていれば通っていた人。3ヶ月後に未経験枠を出したときに、まさにその人が欲しくなる。でも、連絡先がもう手元にない。あるいは、手元にはあるけれど連絡していいのか分からない。
ここには、多くの会社が知らずに踏んでいる線があります。
求人を出している会社（求人者）は、職業安定法上、応募者の個人情報を集めるときに目的を明らかにし、その収集した目的の範囲内でしか保管・使用できません。（職業安定法第5条の5第1項。同項が対象とする「公共職業安定所等」には、求人者が明記されています）
さらに、これに対応する国の指針では、「収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄又は削除するための措置」を講じることが求められています（平成11年労働省告示第141号 第五・二）。
素直に読むと、こうなります。今回の募集のために預かった履歴書と連絡先は、今回の募集が終わったら、残しておく理由がない。 「今後の募集のご案内に使うため」という目的をあらかじめ伝えていない限り、3ヶ月後に声をかける根拠は、そこにはありません。
ただ、同じ条文には「本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合は、この限りでない」というただし書きもあります。つまり、先に本人の同意をもらっておけば、堂々と残せるということです。
だから、やることは1つだけです。
不採用の連絡そのものの中で、次の募集で連絡してよいかを聞き、返信をもらっておく。
前章の文面の、最後から2つ目の段落がそれです。これを入れるだけで、御社の中に「一度会っていて、人柄も分かっていて、連絡していい人」のリストが少しずつ溜まっていきます。不動産営業の採用で、これほど質の高い母集団は他にないです。媒体にお金を払って集める人より、確実に手前まで進んでいる人たちですから。
しかも、この1行があることで、お見送りのメールが「終わりの通知」ではなくなります。受け取った側からすると、落とされたのに次の可能性を提示された、という体験になる。ここで返信をくれる人は、御社に対する印象がかなり良い状態のまま去っていきます。
なお、返信をもらえなかった人の情報は、選考が終わったら破棄してください。残しておくほうがリスクです。
エージェント経由の場合は、伝える相手と中身が変わります
ここまでは、自社に直接応募してきた人への連絡の話です。
人材紹介経由の場合は、二段構えになります。候補者本人へは、担当エージェントから伝わるので、会社が直接文面を送ることは通常ありません。会社が返すのはエージェントへの1通です。
そして、エージェントに返す1通は、本人に返す文面より具体的に書いてください。
本人には返せない「今回の募集で優先した条件」の中身を、ここでは詳しく書けます。たとえば、こういう粒度です。
- 「実務経験は問題なかったのですが、当社は査定から契約まで一人で完結する体制なので、分業の環境で伸びてきた方だと入社後に苦しいと判断しました。分業の経験しかない方より、少人数で幅広く回してきた方を優先しています」
この1行があると、エージェント側は次の1人を当てにいけます。逆に「ご縁がなく」だけが毎回返ってくると、次に誰を出せばいいのか分からなくなり、紹介の優先順位が静かに下がります。この構造はこの会社には紹介したくない、と思った瞬間に書きました。
伝える相手で中身を変える。ここを混ぜないでください。本人には事実を1行、エージェントには判断の中身まで。 これが実務の正解だと思っています。
不採用連絡のチェックリスト
前回の選考を思い出しながら、上から確認してみてください。
- 落とす人への連絡を、合格者の日程調整より先に出している
- 書類選考の結果を、当日〜翌営業日で返している
- 面接結果を、翌日〜3営業日で返している
- 選考に時間がかかるときは、応募当日に「いつ返すか」を伝えている
- 「不採用の方には連絡しません」という運用になっていない
- 「総合的に判断した結果」の1文で終わっていない
- 今回の募集で優先した条件を、事実として1行入れている
- 人物評価（熱意・コミュニケーション等）を本人に返していない
- 面接後の文面に、本人が話した内容を1つ入れている
- 応募書類の取扱い（選考目的のみ・終了後に破棄）を明記している
- 次の募集で連絡してよいかを聞き、同意をもらう1行がある
- 同意をもらえなかった人の情報を、選考終了後に破棄している
- エージェント経由の場合、本人向けより具体的な理由を返している
- 担当者名と電話番号が署名に入っている
全部を一度に揃える必要はありません。上から6つ、つまり速さと「連絡しない運用をやめる」ところまでを先に潰してください。私の実感では、候補者の印象が変わるのはほとんどここです。文面の作り込みは、そのあとで間に合います。
よくある質問
Q. 不採用の連絡は、メールと電話のどちらがいいですか。 A. 基本はメールで構いません。文字で残るほうが、受け取る側も読み返せます。ただし、最終面接まで進んだ人には電話をかけてください。最終まで来た人は、それなりに時間と気持ちを使っています。そこにメール1通だけだと、扱いの軽さが際立ちます。電話でひと言伝えて、詳細をメールで送る、が一番きれいです。
Q. 応募が多すぎて、全員に個別の文面を書けません。 A. 書類選考の段階なら、全員同じ文面で構いません。個別化が要るのは面接まで来た人だけです。むしろ書類段階で凝るより、同じ文面でいいので当日中に出すことを優先してください。速さは全員に効きますが、文面の丁寧さは面接に来た人にしか効きません。
Q. 不採用の理由を教えてほしい、と本人から言われました。答えるべきですか。 A. 答える法的な義務はありません。個人情報保護法第33条第2項第2号により、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合は開示しないことができ、選考の評価情報はここに当たると整理されています。とはいえ、無視するのも違います。「今回の募集で優先した条件」までを、もう一度言い直すのが落としどころです。人物評価には踏み込まないでください。
Q. 応募書類は返却したほうがいいですか。 A. 返却の義務はありません。ただ、どう扱うかを本人に伝えることは必ずやってください。「選考の目的以外には使用せず、選考終了後に破棄します」の1行があるだけで、受け取る側の不安はほとんど消えます。国の指針でも、収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄または削除する措置が求められています。
Q. 一度お見送りにした人から、また応募が来ました。どうすべきですか。 A. 前回と同じ理由で落ちるなら、その理由を短く伝えて、また丁寧に見送ってください。ただ、再応募が来る会社は、前回の落とし方が良かった会社です。ここは自信を持っていいところだと思います。募集の枠が前回と変わっているなら、経験の条件だけで機械的に弾かず、一度会うことをおすすめします。二度応募してくる人の志望度は、初回の応募者より確実に高いです。
Q. 落とした人に「次の募集で連絡していいか」を聞くのは、しつこくないでしょうか。 A. しつこくはならないです。ポイントは、返信という形で相手に決めさせることです。こちらが勝手にリストに入れて後日連絡するのが問題であって、選ぶ権利を渡している限り、押し付けにはなりません。返信が来なければ、破棄して終わりにしてください。
濱名勇輝／元・不動産特化の人材紹介エージェント（株式会社Jingas COO）。エージェントとして上位の成績を残し、メンバーのマネジメントや教育制度の構築も担当。採用の現場を「送り出す側」と「育てる側」の両方から見てきました。
選考の進め方をまとめて見直すなら、売買仲介 営業の採用 完全ガイドに、応募から定着までの工程を並べてあります。
ここまで読んでくださって、ありがとうございました。
不採用の連絡って、社内では誰の成果にもならない仕事なんですよね。採用が決まれば褒められますが、丁寧に落としたことを褒めてくれる人はいません。だから後回しになるし、テンプレートのままになる。よく分かります。
でも、採用の現場に長くいて思うのは、会社の姿勢が一番はっきり出るのは、採る人への対応ではなく、採らない人への対応だということです。採る人には誰でも優しくできます。何も返ってこない相手にどう振る舞うかを、候補者もエージェントも、実はそこだけ見ています。
とはいえ、日中は自分の案件を回している社長が、応募者ひとりひとりに期限内で連絡して、文面を書き分けて、同意の管理まで回すのは、正直かなりの負担だと思います。そこは、求人票の設計から媒体運用、応募後の連絡、選考の進行まで、採用の実務ごと私たちが人の手で伴走します（基本料金は月額10万円）。まずは無料相談で、「今の選考のどこで人が冷めているか」だけでも、一緒に見させてください。
【出典】職業安定法第5条の5第1項（求職者等の個人情報の取扱い／「公共職業安定所等」に求人者を含む）／職業紹介事業者、求人者、労働者の募集を行う者、募集受託者、募集情報等提供事業を行う者、労働者供給事業者、労働者供給を受けようとする者等がその責務等に関して適切に対処するための指針（平成11年労働省告示第141号）第五 求職者等の個人情報の取扱いに関する事項・二 個人情報の適正な管理／個人情報の保護に関する法律 第33条第2項第2号／厚生労働省「公正な採用選考をめざして」